NVMO

Privacy verklaring

De Nederlandse Vereniging voor Medisch Onderwijs (NVMO) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De NVMO houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en u hierover geïnformeerd bent;
op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als NVMO zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door de NVMO verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

het informeren van de leden over activiteiten, nieuws en bijeenkomsten van de vereniging en werkgroepen van de vereniging
het verzenden van uitgaven van de vereniging, zoals de nieuwsbrief en alerts voor het tijdschrift PME
facturering van de lidmaatschapsgelden en deelnamekosten van activiteiten. Hierbij hoort tevens het controleren van geldigheid van aanspraak op korting op lidmaatschapsgelden/ combinatielidmaatschappen.
het verzenden van uitingen van zusterorganisaties (zoals AMEE, IAMSE & DSSH), verbonden instituten, de hoofdsponsor (Ubiquity Press) en van uitnodigingen voor relevante activiteiten van andere leden zoals promoties en oraties.
toegang tot de websites van de vereniging
het mogelijk maken van indienen van dossiers bij de Ethical Review Board van de vereniging
het mogelijk maken om zich in te schrijven voor activiteiten van de vereniging
het mogelijk maken om abstracts in te dienen voor activiteiten van de vereniging die vervolgens gepubliceerd worden via online kanalen

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Inschrijving als lid van de vereniging als individueel, danwel als collectief lid;
Inschrijving/ aanmelding voor een activiteit

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NVMO de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Titulatuur;
Geslacht;
Adres en woonplaats;
E-mailadres;
Telefoonnummer;
Geboortejaar (bij verzoek senior-lidmaatschap);
Inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) voor onze sites;
Foto voor bij uw profiel of op de site (voor bijvoorbeeld bestuursleden/ werkgroepvoorzitters);
Functie;
Voor promovendi: onderzoeksproject en begeleiders onderzoek (t.b.v. uitnodigingen activiteiten promovendinetwerk);
Instelling waar u werkzaam bent;
Adres en vestigingsplaats van de instelling waar u werkzaam bent;
Lidmaatschap zusterverenigingen (t.b.v. combinatielidmaatschap);
Rekeningnummer en betalingskenmerken t.b.v. facturering zoals kostenplaats/ BTW- nummer/ WBS element;
BIG Registratienummer (t.b.v. accreditatie bijeenkomsten);
Uw interessegebieden binnen het medisch onderwijs / opleiding;
Dieetwensen.

Uw persoonsgegevens worden door de NVMO opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men aangemeld is als lid en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Uw naam/ mail gegevens kunnen natuurlijk onderdeel zijn van verslagen van bijeenkomsten van de vereniging, welke niet vernietigd worden.

Verwerking van persoonsgegevens van niet-leden die deelnemen aan activiteiten van de vereniging of gebruik maken van diensten van de vereniging

Persoonsgegevens van niet-leden van de NVMO die zich inschrijven voor voor niet-leden opgestelde activiteiten van de vereniging, zoals het congres, enkele workshops, de Ethical Review Board of andere activiteiten, worden door de NVMO verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het mogelijk maken om zich in te schrijven voor daarvoor opengestelde activiteiten van de vereniging
Het informeren van de over organisatorische aspecten van de activiteiten (locatie, programma, etc) en eventuele verslaglegging of resultaten van de bijeenkomst.
Facturering van de deelnamekosten van activiteiten
Het geven van toegang tot onderdelen van de website van de vereniging
Het mogelijk maken van indienen van dossiers bij de Ethical Review Board van de vereniging
Het mogelijk maken om abstracts in te dienen voor activiteiten van de vereniging die vervolgens gepubliceerd worden via online kanalen
Het verzenden van uitnodigingen voor vervolgactiviteiten.

Voor dit laatste wordt alleen uw e- mailadres bewaard en enkel indien u daarvoor nadrukkelijk toestemming gegeven hebt.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Inschrijving voor een van de activiteiten

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NVMO de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Titulatuur;
Geslacht;
Adres en woonplaats;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) voor onze sites
Functie;
Instelling waar u werkzaam bent;
Adres en vestigingsplaats van de instelling waar u werkzaam bent;
Rekeningnummer en betalingskenmerken t.b.v. facturering zoals kostenplaats/ BTW- nummer/ WBS element;
BIG Registratienummer (t.b.v. accreditatie bijeenkomsten);
Uw interessegebieden binnen het medisch onderwijs / opleiding;
Dieetwensen.

Uw persoonsgegevens worden door de NVMO opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) tot na afronding van de activiteit / verzending van de verslaglegging van de bijeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Voor aanvragen bij de NVMO-ERB geldt dat aanvragen en aanvrager gegevens bewaard zullen worden voor een termijn van maximaal 15 jaar, met als doel verifiëring van uitspraken van de ERB mogelijk te maken.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten en leveranciers

Persoonsgegevens van zusterverenigingen, samenwerkingspartners (zoals bijvoorbeeld congresorganisatie of uitgever), sponsors of leveranciers van producten of diensten worden door de NVMO verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden;
Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen voor bijeenkomsten;
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: de overeengekomen opdracht en/of afspraken.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NVMO de volgende persoonsgegevens van u vragen:

voornaam, tussenvoegsel, achternaam en titel;
functie
telefoonnummer (zakelijk en privé)
e-mailadres (zakelijk en privé)
geslacht

Uw persoonsgegevens worden door de NVMO opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

het verzorgen van de internetomgeving voor website, ledenadministratie en financiële administratie;
het verzorgen van de (financiële) administratie;
het organiseren van het congres, het verzorgen van de Congres App en voor andere bijeenkomsten van de vereniging en werkgroepen van de vereniging;
het afhandelen van de dossiers van de ERB;
het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
het uitgeven van ons Tijdschrift (Perspectives on Medical Education).

Daarnaast delen wij met binnen de Europese Unie gevestigde zusterverenigingen (AMEE en DSSH) de huidige werkwijze voor 1 uiting per jaar met onze hoofdsponsor (Ubiquity Press):

de verzendlijst (e-mailadressen) van de leden voor de verzending van uitnodigingen voor relevante bijeenkomsten
de gegevens van leden die aangeven gebruik te maken van combinatielidmaatschappen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De NVMO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens de NVMO van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Rechten omtrent gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.